Como definir prioridades?

Algumas pessoas podem perguntar por que eu preciso definir prioridades, pois eu trabalharia na próxima coisa ou nas coisas que outra pessoa me diz para fazer. Mas sem definir prioridades, você não chegaria tão longe e alcançaria qualquer sucesso, porque trabalharia de forma caótica. Definir prioridades é provavelmente a coisa mais importante que você pode fazer para alcançar seus objetivos. Você tem metas? Se não, verifique isso primeiro:

Vantagens

A definição de prioridades oferece várias vantagens:

✅ Clareza. Definir prioridades ajuda você a concentrar seus esforços em um número gerenciável de tarefas. Em vez de simplesmente ficar sobrecarregado com o milhão de tarefas que você tem que executar, você pode manter seu foco e ter sucesso fazendo isso. Suas aspirações profissionais e os objetivos da organização estarão sempre claros quando você estabelecer prioridades sensatas no trabalho.

✅ Foco. Não importa o quão agitado ou estressante seu trabalho se torne, você sempre saberá quais partes de sua vida profissional são mais importantes quando definir prioridades. Definir prioridades pode ajudá-lo a manter o foco e a ser responsável por alcançar seus objetivos profissionais.

✅ Reduzir o estresse. Sem priorização, você pode tentar fazer muitas coisas ao mesmo tempo, tomar decisões erradas e constantemente sentir que está jogando catch-up. Priorizar permite que você se concentre no que é mais importante, aloque seu tempo e energia de forma eficaz e alcance um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Deixar de definir prioridades pode resultar em estresse constante, esgotamento e falta de foco, por isso é essencial dedicar um tempo para identificar e se concentrar em suas principais prioridades.

Existem vários métodos para ajudar a priorizar tarefas, cada um adequado para diferentes contextos e necessidades. Aqui, exploraremos alguns dos métodos mais eficazes para indivíduos, equipes e líderes.

Então, vamos mergulhar.

Para Pessoas Físicas

Aqui estão alguns métodos que você pode usar para priorização em seu ciclo de produtividade pessoal.

1.1. Matriz de Eisenhower

Esse método ajuda a entender que urgente não é o mesmo que importante. Ele divide as tarefas em quatro quadrantes com base na urgência e importância, permitindo que se concentre no que realmente importa.

Desenvolvido por Dwight D. Eisenhower, o 34º presidente dos Estados Unidos, que muitas vezes disse: "O que é importante raramente é urgente, e o que é urgente raramente é importante". O conceito foi posteriormente popularizado por Stephen Covey em seu livro "Os 7 Hábitos de Pessoas Altamente Eficazes", criando a matriz de gerenciamento de tempo que conhecemos hoje.

Então, como você pode usá-lo? Quando você recebe uma tarefa, você a coloca em um dos quatro quadrantes:

1. Urgente e Importante (Faça primeiro). Tarefas que exigem atenção imediata e têm consequências significativas e provavelmente um prazo. Exemplos são coisas que não estão funcionando, erros, coisas que não temos certeza se estão funcionando corretamente e riscos de segurança.

2. Não Urgente e Importante (Agende): Essas tarefas podem ser agendadas para mais tarde. Alguns exemplos são aprender coisas novas, corrigir dívidas de tecnologia, etc. Este é o quadrante onde você mais quer trabalhar, pois lhe dá a vantagem crítica. O truque é que as pessoas geralmente negligenciam, pois não é urgente e geralmente não tem um prazo rígido.

   🚩 Uma maneira de passar mais tempo aqui é a coisa da "hora do poder", ou seja, faça isso pela primeira vez pela manhã antes de verificar seus e-mails ou fazer qualquer outra coisa. Isso faz milagres!

3. Urgente e Não Importante (Delegar). Tarefas que precisam de atenção rápida, mas têm pouco impacto. Alguns exemplos são responder ao Slack e algumas solicitações menores.

4. Não Urgente e Não Importante (Elimine-o). Tarefas que são distrações e podem ser eliminadas. Alguns exemplos são reuniões desnecessárias que podem envolver e-mails, otimização excessiva de código, etc.

Então, a dica é focar nas tarefas certas, priorizando tarefas essenciais e dizendo NÃO às não importantes e não urgentes.

Os benefícios deste método são:

✅ Ele ajuda você a se concentrar no que realmente importa

✅ Reduz o tempo gasto em tarefas sem importância

✅ Melhora o planejamento e a produtividade a longo prazo

Melhor para: Gerenciar uma mistura de tarefas pessoais e profissionais com diferentes níveis de urgência e importância.

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A Matriz de Eisenhower

⚒️ Ferramentas: Verifique meu modelo Eisenhower Matrix em Miro abaixo ou use outras ferramentas como Todoist.

1.2. Regra 3-3-3

Este método, frequentemente usado em coaching de produtividade, é projetado para simplificar seu foco. Oliver Burkeman (autor best-seller de Quatro Mil Semanas) originalmente compartilhou essa técnica em seu boletim informativo. As primeiras três horas de trabalho profundo distinguem esse método de outros hacks de produtividade. Se você enfrentá-los primeiro, estará mais alerta, concentrado e capaz de enfrentar uma tarefa sem se desviar. Não responda e-mails ou textos, participe de conversas pequenas ou realize tarefas sem importância durante essas três horas.

O método consiste nestes três grupos de atividades:

• Três horas para trabalhar nas tarefas mais críticas. Aqui, você pode usar a técnica de trabalho profundo para se concentrar sem interrupções e produzir resultados. Isso gerará um progresso diário, semanal e mensal significativo.

• Três tarefas mais curtas, como e-mails ou reuniões. Isso evita que sua "pilha da desgraça" fique muito grande.

• Três atividades de manutenção, como delegar ou fornecer feedback. O trabalho externo também pode ser focado em saúde, relacionamentos e muito mais.

Como você pode usar esse método, para o dia seguinte, à noite, anote um plano 3-3-3 fazendo as seguintes perguntas:

• Qual é a tarefa mais importante que você precisa terminar amanhã? Dedique 3h a ele.

• Quais são as 3 pequenas tarefas que você gostaria de concluir?

• Quais são essas 3 atividades de manutenção que você precisa trabalhar?

E então, durante o dia, quando terminar, verifique essas coisas como concluídas.

Vantagens:

✅ Evita sobrecarregar-se com muitas tarefas

✅ Incentiva sessões de trabalho focadas

✅ Permite pausas regulares e reavaliação

Melhor para: Você tem uma longa lista de tarefas e luta para começar ou manter o foco.

A regra do 3-3-3

⚒️ Ferramentas: Você pode clonar meu modelo Notion para o Método 3-3-3.

1.3. O Método Ivy Lee

Em 1918, Charles M. Schwab, presidente da Bethlehem Steel Corporation, procurou conselhos de Ivy Lee, uma consultora de produtividade altamente respeitada. Lee propôs um método simples, que se mostrou tão eficaz que Schwab teria pago a Lee US$ 25 mil (equivalente a cerca de R$ 400 mil hoje) por seus conselhos.

Passos:

1. Ao final de cada dia de trabalho, anote as 6 tarefas mais importantes que você deseja realizar amanhã.

2. Classifique-os em ordem de importância.

3. Concentre-se apenas na primeira tarefa até que ela seja concluída antes de passar para a próxima.

4. No final do dia seguinte, mova todas as tarefas inacabadas para a lista do dia seguinte.

Você deve usá-lo para melhorar a produtividade e garantir o progresso diário em projetos críticos.

🚩 Uma coisa importante aqui é que quando você pega 6 tarefas, você ainda precisa saber sua prioridade, e para isso, você pode usar a Matriz de Eisenhower, então as 6 tarefas podem ficar assim:

Então, queremos incluir o maior número de tarefas dos quadrantes Não Urgente e Importante aqui porque eles fornecem o maior valor. Se você tem muitas tarefas urgentes e importantes, isso geralmente é um indicador de que você tem problemas de planejamento e está constantemente apagando incêndios.

Você também pode usar esse método em combinação com o método 3-3-3, no qual você ainda trabalha em 6 tarefas, mas elas são priorizadas de forma diferente agora. Fizemos uma pequena modificação aqui, então você tem apenas duas atividades de manutenção, mas cabe a você ajustar.

Por que é eficaz:

✅ Incentiva a tomada de decisões na noite anterior, economizando tempo pela manhã

✅ Limita o número de tarefas a uma quantidade gerenciável

✅ Promove o foco em uma tarefa de cada vez

✅ Cria o hábito de trabalhar consistentemente em trabalhos importantes

Melhor para: Estabelecer uma rotina diária consistente e lidar com seu trabalho mais importante.

O Método Ivy Lee

2. Para Líderes

Como líder, você não pode usar apenas métodos para priorizar tarefas pessoais, pois seu impacto agora é muito mais significativo; abrange equipes ou até mesmo toda a empresa. Para essa priorização, você pode usar os seguintes métodos.

2.1. Princípio de Pareto

O Princípio de Pareto é nomeado em homenagem ao economista italiano Vilfredo Pareto, que observou em 1896 que 80% das terras da Itália eram de propriedade de 20% da população. Desde então, este princípio tem sido aplicado a muitos campos, incluindo negócios e produtividade.

Também é conhecida como regra 80/20, que afirma que 80% dos resultados vêm de 20% dos esforços. O Princípio de Pareto sugere que 80% do faturamento de uma empresa vem de 20% de seus clientes, 20% de sua leitura produz 80% de seu conhecimento, etc. Na gestão do tempo, isso implica que 20% de suas atividades respondem por 80% de seus resultados.

O princípio prioriza os 20% de tarefas que terão o impacto mais significativo. Incentiva o foco nos poucos vitais em vez dos muitos triviais.

Como utilizei esse método é para refletir sobre as seguintes questões:

1. Foco nos meus 20% clientes mais importantes. Envolva-se com eles, obtenha o feedback, dê-lhes uma oferta razoável, etc.

2. Resolva os maiores problemas da empresa. Toda empresa tem muitos problemas, mas apenas alguns são importantes. Como você os reconheceria? Verifique a estratégia e os objetivos da sua empresa. Que tópicos você pode ver lá? Além disso, você pode perguntar aos líderes da sua empresa. Tenho certeza de que eles sabem quais são as lutas mais significativas.

Os líderes podem identificar e focar nas atividades-chave que geram os resultados mais significativos, maximizando a eficiência e a produtividade.

Benefícios:

✅ Ajuda a se concentrar em áreas de alto impacto

✅ Útil para alocação de recursos

✅ Aplicável em várias funções de negócios (vendas, atendimento ao cliente, etc.)

Melhor para: Tomada de decisões estratégicas e alocação de recursos em alto nível, com foco no que realmente importa.

Princípio de Pareto

2.2. OKRs (Objetivo e Principais Resultados)

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Os OKRs foram introduzidos pela primeira vez por Andy Grove na Intel na década de 1970. O método foi posteriormente popularizado por John Doerr, que o apresentou ao Google em 1999. Desde então, foi adotado por muitas empresas de tecnologia e outras organizações.

Consiste em:

• Os objetivos são as metas que você deseja alcançar, como Melhorar nosso desempenho de vendas em toda a equipe ou Melhorar nossa qualidade de código.

• Os resultados-chave são as ações específicas que devem ser tomadas para alcançar seus objetivos e devem ser quantitativas. De preferência, devemos usar resultados de entrada e saída.

Os principais resultados de entrada significam que devemos ter coisas mensuráveis que você pode controlar (de forma consistente), por exemplo, corrigir 1 bug crítico esta semana. Em contraste, os principais resultados de saída sugerem que os resultados para as entradas que você não pode controlar são resultados de sua ação, por exemplo, aumentar a velocidade de sprint de 6 para 8 por pessoa.

Uma boa prática é escolher três objetivos e dois resultados-chave para cada um. Também devemos definir OKRs trimestralmente para acompanhar nosso desempenho em relação a essas métricas.

Por exemplo, um OKR para uma função de Engenheiro de Software e seu plano anual para um trimestre podem ter a seguinte aparência:

• Objetivo: Melhorar a qualidade do nosso código

  • Resultado-chave 1: Corrigir 2 bugs de nível médio neste trimestre

  • Resultado-chave 2: Aumentar a cobertura de código para 85% no projeto

  • Resultado principal 3: Refatorar 1 grande área de código que você não criou inicialmente

  • Resultado principal 4: Criar e revisar documentos para cada recurso trabalhado neste trimestre.

Esse método define melhor as metas trimestrais ou anuais da empresa e os planos anuais de desenvolvimento pessoal e garante o alinhamento do departamento.

📚 Para saber mais sobre o assunto, leia o livro "Meça o que importa", de John Doer, ou "OKRs Feitos Certo", de Itamar Gilad.

Vantagens:

✅ Alinha as metas individuais e da equipe com os objetivos da empresa

✅ Incentiva a definição ambiciosa de metas

✅ Fornece métricas claras para medir o progresso

Melhor para: Definir e alinhar metas em toda a organização.

Objetivos e Resultados-Chave (OKRs)

⚒️ Ferramentas: Verifique meu modelo OKR no Notion.

2.3. Regra 5/25 de Warren Buffet

Essa regra é atribuída ao investidor bilionário Warren Buffett, embora suas origens sejam anedóticas. Diz-se que Buffett uma vez aconselhou seu piloto a usar esse método para ajudá-lo a se concentrar em seus objetivos de carreira.

A regra é um processo simples de priorização em duas etapas:

1. Anote seus 25 principais objetivos na vida

2. Circule seus 5 principais objetivos

As 20 metas restantes são a sua lista "evitar a todo custo". A ideia é focar incansavelmente em suas 5 principais prioridades e evitar se distrair com metas menos importantes. Buffett argumenta que sua lista de "evitar a todo custo" é tão importante quanto suas principais prioridades. Isso força você a fazer escolhas difíceis e dizer não a boas oportunidades que não se alinham com seus objetivos mais importantes.

Você deve usar esse método ao definir as principais áreas de foco da sua organização ou planejar sua trajetória de carreira.

Por que é eficaz:

✅ Força os líderes a identificar suas prioridades mais cruciais

✅ Ajuda a eliminar distrações e objetivos menos críticos

✅ Incentiva o foco em objetivos de longo prazo e alto impacto

Melhor para: Planejamento estratégico de longo prazo e desenvolvimento de carreira pessoal.

Regra de 25/5 de Warren Buffet

3. Para Equipes

Ao trabalhar em equipe, a priorização se torna ainda mais crucial para garantir que todos estejam alinhados e trabalhando em prol de objetivos comuns. Aqui estão três métodos particularmente adequados para a priorização da equipe:

3.1. Método ABCDE

O especialista em produtividade Brian Tracy popularizou o método ABCDE em seu livro "Eat That Frog!" É uma expansão do método ABC mais simples, que tem sido usado de várias formas há décadas em negócios e gerenciamento de projetos.

As equipes classificam as tarefas atribuindo letras de A a E com base na prioridade, onde A é a prioridade mais alta e E é a mais baixa. Isso ajuda a garantir que as tarefas mais críticas sejam abordadas primeiro, otimizando a produtividade e a eficácia da equipe.

Assim, para cada tarefa, você atribui uma nota de letra, como:

• Uma tarefa - são as mais importantes e devem ser feitas (alta prioridade)

• Tarefas B - são necessárias, mas não tão críticas quanto as tarefas A (devem ser feitas)

• C tarefas - são agradáveis de fazer, mas não necessárias (não têm consequências)

• D tarefas - pode ser delegada a outra pessoa

• E tarefas - podem ser eliminadas

A ideia é se concentrar em completar suas tarefas A primeiro antes de passar para as tarefas B, e assim por diante. Ele ajuda você a evitar se distrair com tarefas menos importantes.

Por exemplo, você pode usá-lo ao planejar sprints no desenvolvimento de software.

Benefícios:

✅ Fornece uma hierarquia clara de tarefas e mente

✅ Ele ajuda a identificar tarefas que podem ser delegadas ou eliminadas

✅ Garante que o trabalho mais crítico seja feito primeiro

Melhor para: Equipes de projeto com um grande número de tarefas que precisam de priorização clara.

Método ABCDE

3.2. Método MoSCoW

O método MoSCoW foi desenvolvido por Dai Clegg em 1994 enquanto trabalhava na Oracle. Desde então, tornou-se uma técnica de priorização popular no gerenciamento de projetos, particularmente em ambientes ágeis e de desenvolvimento de software.

A sigla significa:

• Deve ter - tarefas críticas que devem ser concluídas

• Deve ter - tarefas importantes que devem ser feitas se possível

• Poderia ter - tarefas que são desejáveis, mas não necessárias

• Não terá - tarefas que não serão implementadas no período atual

Ao definir claramente a importância de cada tarefa, as equipes podem gerenciar sua carga de trabalho de forma mais eficaz e garantir que as tarefas críticas sejam concluídas dentro das restrições de tempo.

Usamos esse método para priorizar histórias de usuários em nosso Backlog.

Vantagens:

✅ Ajuda as equipes a alcançar um entendimento comum das prioridades

✅ Útil no gerenciamento das expectativas das partes interessadas

✅ Flexível o suficiente para se adaptar às mudanças nas necessidades do projeto

Melhor para: Projetos com prazos apertados ou recursos limitados onde o escopo precisa ser claramente definido.

O Método MoSCoW

3.3. Quadro RICE

A estrutura RICE foi desenvolvida pela equipe de produtos da Intercom e introduzida em uma postagem de blog de 2016. O objetivo é fornecer uma abordagem mais objetiva e orientada por dados para a priorização.

RICE é um acrônimo para os quatro fatores usados para avaliar cada item:

1. Alcance: Quantas pessoas isso vai impactar?

2. Impacto: Quanto isso vai impactar cada pessoa?

3. Confiança: Quão confiantes estamos em nossas estimativas?

4. Esforço: Quanto tempo levará?

Então, podemos calcular o escore RICE da seguinte maneira:

Um exemplo do uso desse método pode ter a seguinte aparência:

Exemplo de estrutura RICE

Esse método pode ser usado, por exemplo, ao decidir entre vários recursos do produto ou iniciativas de marketing com vários impactos potenciais.

Benefícios:

✅ Fornece uma base quantitativa para a tomada de decisões

✅ Ajuda a reduzir o viés na priorização

✅ Permite fácil comparação entre diferentes iniciativas

Melhor para: equipes orientadas por dados que precisam priorizar recursos ou iniciativas de forma objetiva.

Quadro RICE

⚒️ Ferramentas: Você pode clonar meu modelo Notion para a estrutura RICE.

🛣️ Como você seleciona o método de produtividade correto?

1. Considere o prazo: Métodos como a Regra 3-3-3 podem beneficiar tarefas de curto prazo, enquanto o planejamento de longo prazo se alinha melhor com OKRs ou com a Regra 5/25.

2. Avalie a complexidade: tarefas simples e individuais podem usar métodos simples como o Método Ivy Lee, enquanto projetos de equipe complexos podem exigir o RICE Framework.

3. Natureza das tarefas. Se você tem urgência e importância variadas, use a Matriz de Eisenhower. Se você precisar distinguir entre tarefas críticas e não críticas com diferenças mais sutis, use o método ABCDE.

4. Considere seu estilo de trabalho: alguns preferem métodos quantitativos (como o RICE), enquanto outros preferem abordagens mais intuitivas (como a Matriz de Eisenhower).

5. Avalie o contexto: Ao selecionar um método, considere seu ambiente de trabalho, a dinâmica da equipe e a cultura organizacional.

Lembre-se, esses métodos não são mutuamente exclusivos. Muitas vezes, você pode combinar elementos de diferentes abordagens para criar um sistema que melhor se adapte às suas necessidades e situação.

Além disso, confira alguns outros métodos de organização pessoal e produtividade no meu texto anterior:

🎯 Fluxo de trabalho prático para priorização de tarefas

Agora que conhecemos todos os métodos essenciais de priorização e produtividade, como podemos usá-los juntos para a produtividade pessoal? O fluxo recomendado que eu uso é o próximo:

1. Capturando tarefas em uma lista mestra. Primeiro, coloque todas as tarefas em uma lista (chamada de lista mestra), algo como um despejo de cérebro. Você pode usar o método GTD para gerenciar essa lista. Essa lista deve ser priorizada por metas mensais, semanais e diárias, em que sua lista mensal é extraída da lista mestra e a lista semanal é extraída da lista mensal.

2. Diferenciando Tarefas Urgentes de Importantes com a Matriz de Eisenhower. Em seguida, você usa a matriz de Eisenhower para separar o que é importante e urgente. Você também pode usar o princípio de Pareto (regra 80/20) para concentrar seus esforços em 20%, o que produz 80% de resultados.

3. Classificando tarefas por prioridade verdadeira com o Método Ivy Lee. Em seguida, você usa o Método Ivy Lee para classificar suas tarefas diárias de acordo com sua prioridade. Isso lhe dará seis tarefas (ou menos) para se concentrar (priorizar) todos os dias.

4. Separar tarefas com prioridades semelhantes usando o método ABCDE. Se você tem tarefas com prioridades semelhantes, o método ABCDE pode ajudar. Esse método permite diferenciar o nível de prioridade.

5. Começando o dia com a tarefa mais importante. Quando você prioriza sua lista, agora é hora de "comer o sapo" 🐸 (como Brian Tracy chamou), ou seja, fazer a tarefa mais importante e desafiadora primeiro (MIT).

Fluxo de trabalho prático para priorização de tarefas

Também é importante observar algumas coisas aqui para ser eficaz:

📅 Boxe do tempo

Dividir o seu dia em pedaços ou blocos é um plano eficaz. Tudo vai para o seu calendário quando você faz isso, e verificar quando você precisa trabalhar em algo é mais gerenciável. Você pode usar o temporizador visual com uma agenda de tempo bloqueado como um lembrete para permanecer na tarefa (verifique ⚒️ a ferramenta Llama Life).

A Harvard Business Review classifica este método como o "hack" de produtividade #1 mais eficaz (de 1000 testados).

Exemplo de bloqueio de tempo com o Deep Work

⏰ Falácia do custo afundado

Esteja ciente do efeito da falácia do custo afundado. Mesmo depois de fazer toda a priorização, você ainda precisa ser flexível. Algumas coisas podem mudar, e você não tem influência em algumas coisas, o que é OK. Mas, somos obrigados a continuar fazendo algo só porque já nos esforçamos para isso. No entanto, não podemos recuperar o tempo, então passar mais tempo lá não faz sentido se a coisa perder a prioridade.

Falácia do custo afundado

🚀 Multiplicadores de tempo

Isso significa usar estratégias e ferramentas para criar mais tempo no futuro. A priorização é um multiplicador único, mas há mais:

• Mantenha as coisas simples. Elimine todas as tarefas que não são importantes para você ou não o capacitarão a alcançar seus objetivos.

• Automatize tarefas. Se não for possível remover tarefas, tente automatizá-las. Você pode usar diferentes ferramentas, como o ⚒️ Zapier.

• Delegue-o. Como líderes, geralmente fazemos coisas que podem ser delegadas a outros. Quando possível, tente delegar e transferir seu tempo para outra pessoa.

• Procrastinar. Você precisa fazer isso hoje? Pense duas vezes, pois às vezes precisamos esperar; metade das coisas será resolvida sem a nossa influência.

Multiplicadores de tempo

🗲 Gerencie sua energia, não o tempo

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Cada pessoa tem um momento do dia em que é mais produtiva com base em seu cronotipo. São quatro cronotipos, que acordam naturalmente às 5h, 6h, 7h e 8h:

• Para o grupo das 5h, você é o mais produtivo das 8h às 12h.

• Para o grupo das 6h, é das 15h às 19h.

• Para o grupo das 7h, é das 10h às 14h, e

• Para o grupo das 9h, é das 13h às 17h.

Recomenda-se identificar suas horas mais produtivas quando você se sente mais energizado e focado e, em seguida, alocá-las para tarefas importantes onde o foco e o pensamento criativo são necessários. Adie tarefas menos desgastantes ou repetitivas para momentos em que você está naturalmente com pouca energia.

Verifique seus níveis de energia

• 🗳️ Quer saber mais sobre esse tema?

Aqui está a folha de cheat de produtividade completa que você pode baixar e usar: